Como fazer uma gestão de TI com eficiência e produtividade financeira?

Como fazer uma gestão de TI com eficiência e produtividade financeira?

fevereiro 13, 2019 Off Por amdworld

Os ambientes corporativos, de todos os portes, estão cada vez mais dependentes das tecnologias, não só as que tradicionalmente já dominavam as empresas, como os sistemas de gestão e dispositivos, mas também as inovações que tornam o trabalho operacional mais ágil e, principalmente, aumentam a visibilidade em um mercado dominado pelo tráfego digital.

Isto leva as empresas e pensar tecnologicamente o tempo todo, para atingir todas as metas estabelecidas, e elas sabem que este atingimento depende cada vez mais dos investimentos nas soluções digitais, tanto de administração interna quanto de relacionamento com o cliente.

É nesse cenário que a gestão de TI ganhou importância estratégica. A velocidade de mudanças é grande e os profissionais de TI precisam acompanhar e entender os benefícios de cada uma para a empresa, moldando a arquitetura tecnológica para as reais necessidades.

TI tornou-se estratégica para os negócios

Com a importância cada vez maior das soluções digitais, o papel de TI mudou bastante nas organizações, de uma posição de absoluto suporte, reagindo aos problemas e demandas, para um papel de participação ativa nas decisões de investimento e de estrutura.

A tecnologia suporta toda a operação, as vendas online já são a maior fonte de atendimento e venda em muitas empresas, algumas delas já nasceram digitais. Não há como competir em boas condições plenamente conectado dentro e fora da empresa, e esta presença online deve acontecer não só pela agilidade mas também pela redução de custos operacionais.

A gestão de TI é fundamental para os objetivos organizacionais

A gestão de TI visa controlar e administrar todos os recursos e metas da área, de forma abrangente e com uma visão estratégica, tanto interna quanto relacionada com as demais áreas, em especial a comercial.

Em linhas gerais, uma gestão de TI procura controlar, avaliar e otimizar:

  • Os recursos tecnológicos de TI e Telecom da organização – equipamentos, sistemas residentes e remotos, linhas e redes;
  • A performance de todos esses recursos, isoladamente e em associação com outros;
  • Os processos de TI, internos e relacionados com a organização;
  • O atendimento a usuários (Service Desk e Help Desk);
  • O relacionamento com prestadores de serviços e parceiros comerciais;
  • O capital de conhecimento necessário para o ganho constante de eficiência.

Os desafios da gestão de TI

É nesse contexto extremamente complexo que estão os desafios de uma gestão de TI:

  • Manter a infraestrutura de TI em funcionamento permanente, sem paralisações;
  • Prover a infraestrutura de TI de equipamentos tecnicamente satisfatórios e aplicações atualizadas e alinhadas com as necessidades das áreas;
  • Gerenciar o inventário de infraestrutura (TI e Telecom) para buscar soluções que mantenham ou melhorem a performance e a custos menores;
  • Promover a qualificação constante da equipe;
  • Manter colaboradores, parceiros e clientes plenamente satisfeitos com a comunicação digital da empresa.

Podemos perceber a importância da gestão de TI dentro das organizações, saindo de uma visão suporte para uma visão estratégica fundamental nesses tempo onde a tecnologia está presente em todos os processos.

E o que fazer por gestão de TI eficiente e financeiramente produtiva?

Em uma área tão dinâmica como a Tecnologia, novos desafios surgem para a eficiência e o controle e redução de custos. Algumas ações podem ajudar a criar uma gestão de TI apesar e com esses desafios.

1 – Adotar o monitoramento preventivo do ambiente tecnológico

Um sistema de monitoramento preventivo de TI gera uma grande quantidade de informações sobre o desempenho de cada item em tempo real e permite:

  • Evitar falhas técnicas e paralisações de sistemas (downtime) que geram prejuízos financeiros e de imagem;
  • Programar manutenções e substituições de itens, gastando menos;
  • Criar um banco de dados sobre ocorrências para suporte o Help Desk e o Service Desk.
  • Planejar novos investimentos, sem as compras emergenciais.

2 – Adotar um forte papel consultivo

Muitas organizações adotam uma postura vanguardista com as inovações tecnológicas, investindo em soluções que pouco agregam ao negócio e nem são percebidas e valorizadas pelo mercado consumidor.

Os empreendedores confundem a empresa tecnologicamente de ponta com uma empresa que tem de consumir tecnologia. Os resultados são os gastos desnecessários, frustrações e até mesmo o recuo nos investimentos, quando deve ser justamente o contrário – investir no que agrega valor ao negócio.

Ao gestor de TI cabe, com sua equipe, investigar cada inovação, estudar o custo x benefício para a empresa e dar pareceres realistas sobre a necessidade e os ganhos.

3 – Fazer uma gestão dirigida a otimizar processos

A gestão de processos ainda é algo subestimado por muitas empresas, o que é um erro, pois ela permite que cada etapa/atividade seja desenhada e implementada de acordo com as melhores práticas e com os recursos disponíveis.

Em TI esta gestão é ainda mais importante, pela quantidade de processos manuais e automáticos e porque é uma área que demanda muito atendimento às demais (suporte). A otimização dos processos traz eficiência aos colaboradores e mais tempo para executar outras tarefas.

4 – Promover a capacitação constante

Área de tecnologia é inquieta por natureza, e estar qualificado constantemente é fundamental para que os colaboradores possa desempenhar suas atribuições da melhor forma e estar preparados para outras que uma novidade tecnológica possa trazer.

Esta capacitação constante se faz com cursos e treinamentos para agregar conhecimento acadêmico e também com a presença em eventos para estar atualizados sobre o que o mercado de tecnologia está criando – e podem existir novas boas ideias que podem aumentar a performance e reduzir os custos.

5 – Investir em um sistema de atendimento eficaz

O sistema de atendimento aos usuários é uma peça-chave nas estratégias de TI e pouco explorada no seu potencial por muitos gestores.

A gestão do atendimento também é importante para que tanta informação gerada nos incidentes e nas soluções possa ser transformada em conteúdo para decisões, como substituir componentes que provocam erros recorrentes e programar atualizações de versões defasadas de sistemas que prejudicam a performance dos usuários.

Além disso, toda a carga de informações ajuda no planejamento de renovação de equipamentos, restruturação de equipes e prevenção de problemas que podem sobrecarregar a malha tecnológica. Conforme vimos acima, uma gestão eficiente e financeiramente produtiva é um trabalho complexo e de longo prazo, mas fundamental para que a empresa alcance resultados sempre melhores nas suas operações e na relação com seus clientes.